Чому і коли потрібен онбординг та адаптація у ніші партнерського маркетингу?

Якщо пропустити один важливий етап, можна зіпсувати репутацію, втратити співробітника і «прославитися» на всю спільноту. Йдеться про етап адаптації та онбордингу нових співробітників.

Нещодавно в одному з арбітражних медіа відбулася історія, яка могла б служити ілюстрацією для підручників з управління персоналом в арбітражній сфері.

Новий редактор, який прибув із іншої сфери, не мав уявлення про тонкощі арбітражу трафіку. Він не усвідомлював, що в цій ніші є медійні особи з надзвичайно ексцентричною поведінкою, але при цьому з великим авторитетом. Тому не посоромився у висловлюваннях.

Невтішні висловлювання про відому особи арбітражного співтовариства не залишилися непоміченими. Як наслідок — звільнення редактора та негативні наслідки для репутації всього медіа.

Чому так сталося? Відповідь проста — редактор не був адаптований до нової для себе сфери і не розумів, як треба діяти. А керівництво не розуміло, що онбординг допоміг би уникнути таких проблем. Всі в мінусі.

Здається, що історія одинична, але все ж таки в нішу часто беруть людей, які не занурені в деталі і всі нюанси арбітражу, і їм потрібен час для адаптації.

Що таке онбординг та адаптація і навіщо вони потрібні

Онбординг та адаптація – це процеси впровадження нових співробітників у колектив та знайомство з основними принципами та цінностями компанії.

Адаптація – широке поняття. Це весь період, за який новий співробітник вливається в роботу та стає частиною команди. Його тривалість – до 6 місяців.

Онбординг – це одна з частин адаптації. Це процес, який дозволяє новому співробітнику розпочати роботу – отримання бази знань, інструментів для роботи, знайомство з командою тощо. Час онбордингу – 2-3 місяці.

Коли новий співробітник почувається як риба у воді у компанії, це корисно і для нього, і для всієї команди. Адже коли в тебе в голові немає питань «А чого від мене хочуть?», «Де тут все зберігається?» або «До кого піти по допомогу?», ти працюєш набагато продуктивніше. До того ж страх «щось зробити не так» йде на другий план, бо ти впевнений, що тебе підтримають і допоможуть.

Проте в деяких командах є переконання, що новачка треба одразу кидати у бій і «нехай сам розбирається». Якщо він не впорався, то не наша людина. Але ось в чому питання: наскільки ефективний такий метод? Особливо у партнерському маркетингу, де багато деталей та нюансів.

Тому краще все-таки піклуватися про комфорт та адаптацію нових людей. Не палити їх на старті, а допомагати освоїтися, показувати, як працює команда та де можна знайти відповіді на запитання. Це буде взаємно корисним для всіх.

Особливий сленг, інструменти роботи, гучні імена та авторитетні джерела. Все це потрібно знати новим людям, які входять до арбітражу.

Що дасть онбординг та адаптація?

Ефективний онбординг та адаптація:

• Прискорюють процес інтеграції нових співробітників та допомагають їм почуватися впевнено у новому середовищі.
• Допомагають уникнути конфліктів та непорозуміння, які можуть вплинути на репутацію компанії.
• Підвищують мотивацію співробітників та зменшують ймовірність їх звільнення.
• Сприяють швидкій адаптації до особливостей ніші, що може підвищити професійну компетентність та продуктивність.

А ще адаптація допоможе новачкові не злякатися арбітражного світу, не заплутатися у нових термінах, інструментах та особливостях.

Що потрібно підготувати, щоб онбординг та адаптація проходили комфортно

Перш ніж розпочати процес онбордингу, необхідно підготуватися. Важливо:

Визначити цілі та завдання онбордингу. Щоб написати план, враховують позицію нового співробітника, його обов'язки та досвід у арбітражі трафіку.

Створити інформаційні матеріали та підготувати ресурси для нових співробітників. Заздалегідь повинні бути готові доступи для співробітника та всі інструменти, в яких він має працювати. Документи про цінності та місію компанії, посадові інструкції та інші матеріали, які буде важливо знати новому співробітнику. Розробляється план welcome-зустрічі — зборів, де співробітнику розповідають про всі ці правила та цінності та промовляються неофіційні правила поведінки. Тут може бути дуже багато інформації, тому краще заздалегідь зробити чек-аркуш, який можна буде видати новачкові.

Наприклад: повертаючись до історії з медіа та звільненим редактором, можна було б підготувати матеріал або план для зустрічі, на якій новачкові розкажуть про важливі правила спілкування в ніші, про можливі ситуації та правила поведінки в них.

Розробити основу знань. Арбітраж трафіку — сфера, в якій все часто і швидко змінюється. І знайти якісну та достовірну інформацію дуже складно, особливо через інфогіган, що поповнили нішу. Тому найкраще, якщо у вашій команді буде своя база знань з навчальними матеріалами по роботі нового співробітника. Зручно та ефективно організувати таку базу можна, заповнюючи її у Confluence.

Підготувати менторів та керівників, які супроводжуватимуть новачків. Ментор — це гід для новачка в компанії, яка допомагає йому освоїтися. Це може бути як керівник, так і інший досвідчений співробітник.

Розробити план навчання та впровадження. Документ, який допоможе зрозуміти, чого від співробітника очікує компанія та як оцінюється його успішність. Адже очікування можуть відрізнятися між співбесідою та реальною роботою.

Підготувати Welcome-бокс. Такий подарунок наголосить на причетності нової людини до компанії. Це можуть бути корпоративні сувеніри чи корисні речі для роботи.

Написати welcome-меседж. Віртуальне привітання, особливо важливе, якщо працівник працюватиме віддалено.

Забезпечити механізм зворотного зв'язку. Після перших днів збирають зворотний зв'язок. Що сподобалося, що не сподобалося, що можна покращити? Це може проводитись у формі зустрічей one-to-one або анкетування.

Після підготовки можна переходити до самих етапів адаптації працівника.

Як проходить онбординг

Кандидат отримав оффер та готовий приєднатися до нової компанії. Але що далі? Почнемо з першого етапу, який має назву «пребординг». Це тимчасовий період між прийняттям оффера та офіційним початком роботи. На цьому етапі HR намагається зробити цей перехід максимально комфортним та приємним.

Пребординг

На цьому етапі HR намагається підтримувати зв'язок із новим членом команди, щоб переконатися, що він не передумав і готовий до нового виклику. Емоційне залучення відіграє важливу роль.

Важливий момент – це отримання офферу. Цей документ містить головну інформацію про нову роботу: умови, соціальні пільги, обов'язки та інформація про його майбутнього керівника.

Листа, що залучають і фоллоу-апи

HR надсилає інформативні листи з рекомендаціями про підготовку до нової роботи. Ці листи повинні підтримувати людину емоційно, розповідаючи, що на неї чекає і як вона буде зустрінута в роботу. Головна мета — зробити процес підготовки послідовним та комфортним.

Перший робочий день

HR використовує кілька інструментів, щоб зробити цей день особливим.

• Проведення welcome-мітингуя;
• Проговорення юридичної частини;
• Вручення welcome-боксу;
• Відправка welcome-меседжу; 
• Видача інформаційних матеріалів та доступів;
• Знайомство з ментором;
• Збір зворотного зв'язку наприкінці дня.

У перші тижні новий співробітник може поринути в атмосферу компанії та освоїти внутрішні процеси, поступово вивчаючи всі документи, базу знань та інші матеріали. У цей час новачок знайомиться з колегами. І, звичайно, продовжує давати зворотний зв'язок HR.

Через 1,5-2 тижні — адаптаційна зустріч з HR

Після перших тижнів роботи проводиться зустріч з HR-менеджером, на якій співробітник може поділитися своїм зворотним зв'язком та отримати відгуки:

• Продуктивність та складності. Співробітник розповідає, чого йому не вистачає для більш продуктивної роботи, які складності виникли та пропонує ідеї щодо прискорення адаптації.
• Позитивні моменти. Новачку розповідають позитивні відгуки з боку колег, якщо вони з'явилися за цей час.

Онбординг до кінця випробувального терміну – 3 місяці

Зазвичай випробувальний термін триває три місяці, й у період проводяться кілька важливих зустрічей:

• Індивідуальні плани розвитку (ІПР). Регулярні зустрічі за участю HR-менеджера, співробітника, керівника та наставника, де обговорюються завдання співробітника на випробувальний термін та його прогрес.
• One-to-one зустрічі. Неформальні зустрічі з HR-менеджером, де співробітник може конфіденційно обговорити всі свої думки та питання роботи.
• Анкета після випробувального терміну . Співробітник заповнює анкету, в якій ділиться досвідом та відгуками про роботу, колег та процес адаптації.

Як оцінити ефективність онбордингу

Щоб оцінити успішність онбордингу, використовують такі метрики:

• Середній час до повної продуктивності — час, за який співробітник стає повністю продуктивним, вимірюється на основі анкети після терміну випробування.
• Індекс задоволеності працівників (ESI) — оцінка задоволеності працівників роботою в компанії на основі анкети після випробувального терміну.

Ці кроки допоможуть далі вдосконалювати процес онбордингу та покращувати адаптацію нових співробітників у компанії.

Хто має брати участь у онбордингу

Найбільш успішний процес онбордингу нового співробітника — це колективне зусилля, в якому всі учасники відіграють важливу роль. Розглянемо ключових учасників процесу онбордингу та його ролі:

• Керівництво. Воно має активно підтримувати процес та забезпечувати ресурсами як матеріальними, так і людськими. Від керівників залежить створення плану роботи, доручення завдань новачкові та надання зворотного зв'язку.
• HR-фахівці. Фахівці з управління персоналом можуть допомогти у розробці програми онбордингу та адаптації нового співробітника. Вони знають, як створити структуровану та ефективну програму, яка врахує потреби компанії та новачка.
• Майбутній наставник/ментор/бадді. Наставник – це досвідчений співробітник, який допомагає новачкові у перші місяці роботи. Він не лише знайомить нового співробітника з командою, а й допомагає йому у вступі до робочих процесів.
• Колеги. Колеги можуть вітати новачка та допомагати йому адаптуватися до робочого середовища. Вони можуть бути цінними помічниками у створенні доброзичливої та підтримуючої атмосфери на робочому місці.

Які труднощі можуть виникнути на шляху до ефективної адаптації

Кандидата обрано, і точно вирішено — онбордингу бути. Але треба враховувати, які проблеми можуть виникнути:

1. Немає чіткої ролі

Ніхто не знає чого від новачка хочуть. Немає посадової інструкції, прописаних обов'язків. Для початку не завадить скласти зрозумілий опис роботи. Ну і визначити, що від людини хочуть бачити за півроку, рік. Важливо, щоб новенький не почував себе втраченим.

2. Немає довгострокового плану

Адаптація не обмежується першими днями. У більшості співробітників на це йде 5-6 місяців. Потрібно давати новачкові час звикнути до робочої рутини, знайомитися з корпоративною культурою та процесами. Ну і пам'ятати, що швидко і якісно буває дуже рідко.

3. Немає спілкування до першого робочого дня

Новенький сидить і чекає на оффера. Але чому б не розпочати спілкування заздалегідь? Зробити адаптацію цікавою. Познайомтеся, дайте кандидату відчуття, що він уже є частиною команди. Підтримайте інформаційним потоком та відповідями на запитання. Вважайте це його прогулянкою офісом перед тим, як він туди навіть прийде.

4. Немає загальної бази даних

Співробітник місяцями не може дістатися потрібних файлів та інформації про колег. Зберігайте всю інформацію в одному місці, зробіть доступ простим та зрозумілим.

5. Немає зв'язку з продуктивністю

Як перевірити, наскільки нова людина ефективна? Адаптація має бути прив'язана до продуктивності. Потрібно відстежувати показники, вимірювати прогрес та давати зворотний зв'язок.

6. Немає людей, які займаються адаптацією новачків

Не всі арбітражні команди мають свій HR. А вже тімлід взагалі може бути не до цього. Занадто багато своїх завдань. Тому потрібно заздалегідь подбати про те, хто займатиметься навчанням нових співробітників у компанії.

Отже, якщо хочете, щоб нові співробітники почувалися комфортно, розберіться з цими моментами заздалегідь. Адаптація — це процес, який закінчується підписання контракту. Це початок чогось більшого.

Коли можна не проводити онбординг

Можна розглянути варіанти, коли він не вимагається. Наприклад, це досвідчений арбітражник із роками досвіду.

Але все одно не забувай, що нова команда – це свої нюанси роботи та взаємин із колегами. Тому набагато простіше спланувати адаптацію, ніж протягом перших місяців роботи постійно відволікатися на те, чого людина не знає.

Що робити, якщо компанія не має HR-відділу?

У цьому випадку можна скористатись послугами зовнішніх HR-консультантів, які допоможуть знайти співробітника. Або звернутися до онлайн-ресурсів, які надають матеріали для он-бордингу.

У Grey Hunter розуміють особливості Affiliate-ринку та знають, як знайти досвідченого фахівця, якому потрібно менше часу на адаптацію у новій команді. Ми допомагаємо компаніям швидко закрити найскладніші вакансії, а всі наші клієнти звертаються за нашими послугами повторно.

Підсумок

У вузьких та специфічних нішах, особливо в арбітражі, екскурс для нових співробітників ще важливіший захід. Ефективний онбординг та адаптація допоможуть скоротити час, необхідний новим співробітникам для повноцінного внеску в роботу компанії та дозволять уникнути потенційних скандалів та звільнень та плинності кадрів.

GreyHunter

27 листопада 2023 року