Онбординг и адаптация: почему важно проводить экскурс сотрудникам

Если пропустить один важный этап, то можно испортить репутацию, потерять сотрудника и «прославиться» на все сообщество. Речь об этапе адаптации и онбординга новых сотрудников. 

Совсем недавно в одном из арбитражных медиа произошла история, которая могла бы служить иллюстрацией для учебников по управлению персоналом в арбитражной сфере. 

Новый редактор, прибывший из другой сферы, не имел представления о тонкостях арбитража трафика. Он не осознавал, что в этой нише есть медийные личности с очень эксцентричным поведением, но при этом с огромным авторитетом. Поэтому не постеснялся в выражениях. 

Нелестные высказывания об известной личности арбитражного сообщества не остались незамеченными. Как следствие — увольнение редактора и негативные последствия для репутации всего медиа.

Почему так произошло? Ответ прост — редактор не был адаптирован к новой для себя сфере и не понимал, как нужно действовать. А руководство не понимало, что онбординг помог бы избежать таких проблем. Все в минусе. 

Кажется, что история единичная, но все же в нишу часто берут людей, которые не погружены в детали и все нюансы арбитража, и им требуется время для адаптации. 

Что такое онбординг и адаптация и зачем они нужны

Онбординг и адаптация — это процессы внедрения новых сотрудников в коллектив и знакомство с основными принципами и ценностями компании.

Адаптация — широкое понятие. Это весь период, за который новый сотрудник вливается в работу и становится частью команды. Его длительность — до 6 месяцев. 

Онбординг — это одна из частей адаптации. Это процесс, который позволяет новому сотруднику начать работу — получение базы знаний, инструментов для работы, знакомство с командой и так далее. Время онбординга — 2-3 месяца. 

Когда новый сотрудник чувствует себя как рыба в воде в компании, это полезно и для него, и для всей команды. Ведь когда у тебя в голове нет вопросов «А что от меня хотят?», «Где здесь все хранится?» или «К кому пойти за помощью?», ты работаешь гораздо продуктивнее. Вдобавок, страх «что-то сделать не так» уходит на второй план, потому что ты уверен, что тебя поддержат и помогут.

Тем не менее в некоторых командах есть убеждение, что новичка надо сразу бросать в бой и «пусть сам разбирается». Если он не справился, значит, не наш человек. Но вот в чем вопрос: насколько эффективен такой метод? Особенно в партнерском маркетинге, где много деталей и нюансов.

Поэтому лучше все-таки заботиться о комфорте и адаптации новых людей. Не жечь их на старте, а помогать освоиться, показывать, как работает команда и где можно найти ответы на вопросы. Это будет взаимно полезно для всех.

Особый сленг, инструменты работы, громкие имена и авторитетные источники. Все это нужно знать новым людям, входящим в арбитраж.

Что даст онбординг и адаптация? 

Эффективный онбординг и адаптация:

• Ускоряют процесс интеграции новых сотрудников и помогают им чувствовать себя уверенно в новой среде.
• Помогают избежать конфликтов и недопониманий, которые могут повлиять на репутацию компании.
• Повышают мотивацию сотрудников и уменьшают вероятность их увольнения.
• Содействуют быстрой адаптации к особенностям ниши, что может повысить профессиональную компетентность и производительность.

А еще адаптация поможет новичку не испугаться арбитражного мира, не запутаться в новых терминах, инструментах и особенностях.

Что нужно подготовить, чтобы онбординг и адаптация проходили комфортно

Прежде чем начать процесс онбординга, необходимо подготовиться. Важно:

Определить цели и задачи онбординга. Чтобы написать план, учитывают позицию нового сотрудника, его обязанности и опыт в арбитраже трафика. 

Создать информационные материалы и подготовить ресурсы для новых сотрудников. Заранее должны быть готовы доступы для сотрудника и все инструменты, в которых он должен будет работать. Документы о ценностях и миссии компании, должностные инструкции и другие материалы, которые новому сотруднику будет важно знать. Разрабатывается план welcome-встречи — собрания, где сотруднику рассказывают обо всех этих правилах и ценностях и проговариваются неофициальные правила поведения. Здесь может быть очень много информации, поэтому лучше заранее сделать чек-лист, который можно будет выдать новичку.

Например: возвращаясь к истории с медиа и уволенным редактором, можно было бы подготовить материал или план для встречи, на которой новичку расскажут о важных правилах общения в нише, о возможных ситуациях и правилах поведения в них. 

Разработать базу знаний. Арбитраж трафика — сфера, в которой все часто и быстро меняется. И найти качественную и достоверную информацию очень сложно, особенно из-за наводнивших нишу инфогыган. Поэтому лучше всего, если в вашей команде будет своя база знаний, с обучающими материалами по работе нового сотрудника. Удобно и эффективно организовать такую базу можно, заполняя ее в Confluence. 

Подготовить менторов и руководителей, которые будут сопровождать новичков. Ментор — это гид для новичка в компании, который помогает ему освоиться. Это может быть как руководитель, так и другой опытный сотрудник.

Разработать план обучения и внедрения. Документ, который поможет понять, чего от сотрудника ожидает компания и как оценивается его успешность. Ведь ожидания могут различаться между собеседованием и реальной работой.

Подготовить Welcome-бокс. Такой подарок подчеркнет причастность нового человека к компании. Это могут быть корпоративные сувениры или полезные вещи для работы. 

Написать welcome-месседж. Виртуальное приветствие, особенно важное, если сотрудник будет работать удаленно.

Обеспечить механизм обратной связи. После первых дней, собирают обратную связь. Что понравилось, что не понравилось, что можно улучшить? Это может проводиться в форме встреч one-to-one или анкетирования. 

После подготовки можно переходить к самим этапам адаптации сотрудника. 

Как проходит онбординг

Кандидат получил оффер и готов присоединиться к новой компании. Но что же дальше? Начнем с первого этапа, который называется «пребординг». Это временной период между принятием оффера и официальным началом работы. На этом этапе HR старается сделать этот переход максимально комфортным и приятным.

Пребординг

На этом этапе HR старается поддерживать связь с новым членом команды, чтобы убедиться, что он не передумал и готов к новому вызову. Эмоциональное вовлечение играет важную роль.

Важный момент — это получение оффера. Этот документ содержит главную информацию о новой работе: условия, социальные льготы, обязанности и информация о его будущем руководителе. 

Вовлекающие письма и фоллоу-апы

HR отправляет информативные письма с рекомендациями о том, как подготовиться к новой работе. Эти письма должны поддерживать человека эмоционально, рассказывая, что его ждет и как он будет встречен в работу. Главная цель — сделать процесс подготовки последовательным и комфортным.

Первый рабочий день

HR использует несколько инструментов, чтобы сделать этот день особенным.

• Проведение welcome-митинга;
• Проговаривание юридической части;
• Вручение welcome-бокса;
• Отправка welcome-месседжа;
• Выдача информационных материалов и доступов;
• Знакомство с ментором;
• Сбор обратной связи в конце дня.

В первые недели новый сотрудник может погрузиться в атмосферу компании и освоить внутренние процессы, постепенно изучая все документы, базу знаний и другие материалами. В этот период новичок знакомится с коллегами. И, конечно, продолжает давать обратную связь HR. 

Спустя 1,5-2 недели — адаптационная встреча с HR

После первых недель работы проводится встреча с HR-менеджером, на которой сотрудник может поделиться своей обратной связью и получить отзывы:

• Продуктивность и сложности. Сотрудник рассказывает, чего ему не хватает для более продуктивной работы, какие сложности возникли и предлагает идеи по ускорению адаптации.
• Положительные моменты. Новичку рассказывают положительные отзывы со стороны коллег, если они появились за это время. 

Онбординг до конца испытательного срока — 3 месяца

Обычно испытательный срок длится три месяца, и в этот период проводятся несколько важных встреч:

• Индивидуальные планы развития (ИПР). Регулярные встречи с участием HR-менеджера, сотрудника, руководителя и наставника, где обсуждаются задачи сотрудника на испытательный срок и его прогресс.
• One-to-one встречи. Неформальные встречи с HR-менеджером, где сотрудник может конфиденциально обсудить все свои мысли и вопросы о работе.
• Анкета после испытательного срока. Сотрудник заполняет анкету, в которой делится опытом и отзывами о работе, коллегах и процессе адаптации.

Как оценить эффективность онбординга

Чтобы оценить успешность онбординга, используют следующие метрики:

• Среднее время до полной продуктивности — время, за которое сотрудник становится полностью продуктивным, измеряется на основе анкеты после испытательного срока.
• Индекс удовлетворенности сотрудников (ESI) — оценка удовлетворенности сотрудников работой в компании на основе анкеты после испытательного срока.

Эти шаги помогут дальше совершенствовать процесс онбординга и улучшать адаптацию новых сотрудников в компании.

Кто должен участвовать в онбординге

Наиболее успешный процесс онбординга нового сотрудника — это коллективное усилие, в котором все участники играют важную роль. Рассмотрим ключевых участников процесса онбординга и их роли:

• Руководство. Оно должно активно поддерживать процесс и обеспечивать ресурсами, как материальными, так и человеческими. От руководителей зависит создание плана работы, поручение заданий новичку и предоставление обратной связи.
• HR-специалисты. Специалисты по управлению персоналом могут помочь в разработке программы онбординга и адаптации нового сотрудника. Они знают, как создать структурированную и эффективную программу, которая учтет потребности компании и новичка.
• Будущий наставник/ментор/бадди. Наставник — это опытный сотрудник, который помогает новичку в первые месяцы работы. Он не только знакомит нового сотрудника с командой, но и помогает ему во вхождении в рабочие процессы.
• Коллеги. Коллеги могут приветствовать новичка и помогать ему адаптироваться к рабочей среде. Они могут быть ценными помощниками в создании дружелюбной и поддерживающей атмосферы на рабочем месте.

Какие трудности могут появиться на пути к эффективной адаптации

Кандидат выбран, и точно решено — онбордингу быть. Но нужно учитывать, какие проблемы могут возникнуть:

1. Нет четкой роли

Никто не знает, чего от новичка хотят. Нет должностной инструкции, прописанных обязанностей. Для начала, не помешает составить понятное описание работы. Ну и определить, что от человека хотят видеть через полгода, год. Важно, чтобы новенький не чувствовал себя потерянным.

2. Нет долгосрочного плана

Адаптация не ограничивается первыми днями. У большинства сотрудников на это уходит 5-6 месяцев. Надо давать новичку время привыкнуть к рабочей рутине, знакомиться с корпоративной культурой и процессами. Ну и помнить, что «быстро и качественно» бывает очень редко.

3. Нет общения до первого рабочего дня

Новенький сидит и ждет оффера. Но почему бы не начать общение заранее? Сделать адаптацию интересной. Познакомьтесь, дайте кандидату ощущение, что он уже часть команды. Поддержите информационным потоком и ответами на вопросы. Считайте это его прогулкой по офису перед тем, как он туда даже придет.

4. Нет общей базы данных

Сотрудник месяцами не может добраться до нужных файлов и информации о коллегах. Храните всю информацию в одном месте, сделайте доступ простым и понятным. 

5. Нет связи с производительностью

Как проверить, насколько новый человек эффективен? Адаптация должна быть привязана к производительности. Нужно отслеживать показатели, измерять прогресс и давать обратную связь. 

6. Нет людей, которые занимаются адаптацией новичков

Не у всех арбитражных команд есть свой HR. А уж тимлидам вообще может быть не до этого. Слишком много своих задач. Поэтому нужно заранее позаботиться о том, кто будет заниматься обучением новых сотрудников в компании. 

Так что, если хотите, чтобы новые сотрудники чувствовали себя комфортно, разберитесь с этими моментами заранее. Адаптация — это не процесс, который заканчивается на подписании контракта. Это начало чего-то большего.

Когда можно не проводить онбординг

Можно рассмотреть варианты, когда онбординг не требуется. Например, это опытный арбитражник с годами опыта. 

Но все равно не забывай, что новая команда — это свои нюансы работы и взаимоотношений с коллегами. Поэтому будет намного проще спланировать адаптацию, чем в течение первых месяцев работы постоянно отвлекаться на то, чего человек не знает. 

Что делать, если у компании нет HR-отдела? 

В этом случае можно воспользоваться услугами внешних HR-консультантов, которые помогут найти сотрудника. Или обратиться к онлайн-ресурсам, предоставляющим материалы для онбординга. 

В Grey Hunter понимают особенности Affiliate-рынка и знают, как найти опытного специалиста, которому потребуется меньше времени на адаптацию в новой команде. Мы помогаем компаниям быстро закрыть даже самые сложные вакансии, а все наши клиенты обращаются за нашими услугами повторно. 

Итог

В узких и специфических нишах, особенно в арбитраже, экскурс для новых сотрудников еще более важное мероприятие. Эффективный онбординг и адаптация помогут сократить время, необходимое новым сотрудникам для полноценного вклада в работу компании и позволят избежать потенциальных скандалов и увольнений и текучки кадров.

GreyHunter

27 ноября 2023 года